Заказ базы данных. Об автоматизации

Разработка баз данных. Технологии C#, T-SQL, Ms Access, Excel

Заказ базы данных. Об автоматизации

В данной статье приводится обобщенная информация по внедрению заказных проектов на разных предприятиях. Эта статья позволяет руководителям отделов грамотно спланировать бюджет и внедрение баз данных на основе уже готовых и отлаженных решений.
       При анализе используемых программных средств компаний можно сказать, что большинство из них используют Microsoft Windows, а также офисные приложения Word, Excel, Access, Outlook и какую-нибудь бухгалтерскую программу. При этом многие задачи, связанные с учетом или анализом эффективности предприятия не автоматизированы. Вывод такой, что для удобства сотрудников компании и сокращения сроков внедрения желательно построить информационную систему предприятия, опираясь на эти решения.
       При этом надо отметить и то, что оценка стоимости внедрения, обслуживания и доработки системы будет на порядок ниже, чем при внедрении CRM или ERP системы. Напомним, что CRM - это система управления заказами, а ERP - это система управления предприятием. Обе решают аналогичные задачи, которые и будут сформулированы ниже.

Методики внедрения
Так как для различных компаний важно построить базу данных максимально приближенную к ее бизнес задачам и желательно сократить сроки внедрения, то методика внедрения баз данных может отличаться от общепринятой, т.е. когда составляется договор и техническое задание в виде файлов Microsoft Word. Ниже указаны несколько вариантов решений по автоматизации с использования разных методов разработки баз данных. Примеры даны для реальных компаний из разных сфер бизнеса: услуг, торговли и производства.

Вариант 1. "Информационный"
Требуется автоматизировать учет клиентов компании, занимающейся услугами в области таможенного оформления (см. сайт warehouse.ru). Предполагается использовать базу данных на 20-25 компьютерах. При этом новая программа не создается, а берется готовая разработка "Клиенты предприятия" и настраивается для сетевой работы. Цель внедрения - найти оптимальное решение для сетевой работы базы данных с учетом нескольких требований по клиентам. В зависимости от 1 этапа внедрения база данных может быть переработана под SQl server, используя тот же интерфейс Access.

Вариант 2. "Изменение интерфейса".
Требуется автоматизировать учет материалов и поставщиков строительной компании (см. сайт officescape.ru). В этом случае в качестве первоисточника информации берется база данных "Клиенты и Товары", т.к. имеет близкий к поставленной задаче интерфейс и перерабатывается в другую базу данных "Материалы и Поставщики". Метод разработки базы данных заключается в упрощении уже готового решения и в дополнении его новыми свойствами.

Вариант 3. "Разработка с нуля"
Требуется автоматизировать учет выработки работников для производственной компании в области систем пожаротушения (см. сайт artsok.com). Для такого проекта сложно найти готовое решение, т.к. методики расчетов и учета выработки рабочих производственных предприятий могут сильно отличаться от типовых решений. В этом случае база данных Зарплата и Выработка разрабатывается с "нуля". с применением информационных потоков, которые могут существовать просто в бумажном, а не электронном виде.

Вариант 4. "Новая версия"
Требуется автоматизировать учет стыков газовых труб для ОАО ВладимирОблГаз. Для решения этой проблемы уже есть некоторое решение, разработанное для лаборатории Мосгаза "Учет стыков", но в этой базе данных не хватает некоторых важных функций. В связи с тем, что потребуется внести много дополнительных изменений, то в этом случае применяется решение о создании новой версии базы данных с учетом дополнительных сведений.

2. Управление клиентами
Общая специфика бизнеса всех предприятий показывает, что внедрение корпоративной информационной системы, которая будет использовать единую базу данных, надо начинать с построения базы данных клиентов.
Очень важно, на этом не ошибиться в выборе внутренней структуры базы клиентов. Практически все отделы работают с ней, и если она спроектирована неправильно, то при больших потоках информации это приводит к значительному замедлению работы всей информационной системы. Для решения этой проблемы разработана база данных: "Клиенты предприятия". С помощью этой программы Вы сможете вести учет покупателей, поставщиков и других клиентов. Управляя контактами, можно сохранить историю отношений и результаты переговоров с организациями.

3. Клиенты и рынки сбыта
Внедрив клиентскую базу данных, Вам сразу же потребуется провести анализ товаров, материалов и сырья предлагаемых поставщиками, а также возможности сбыта продукции.
Для решения такой задачи разработаны 2 базы данных Клиенты и Товары, "Материалы и Поставщики". Цель этих программ не только учет клиентов, но и анализ ценовой политики компаний. Для этого предусмотрена возможность быстрой обработки прайс-листов Excel и создание на базе них каталогов товаров и материалов. Удобный интерфейс этих баз данных позволит лучше понять и проанализировать полученную информацию.
В программах предусмотрен автоматизированный процесс загрузки файлов в базу данных, связанных с клиентами, а также доступ к любым документам, договорам, почте, графикам и т.п.

4. Учет заказов
Следующим этапом внедрения базы данных на предприятии является учет заказов. При этом для каждой компании всегда разрабатывается своя система учета максимально учитывающая потребности бизнеса.
Этот этап внедрения для разных предприятий имеет свою специфику. Например, клиентские заказы по туризму или недвижимости могут отличаться от заказов в оптовой или розничной торговле. У нас есть несколько частных решений по этой тематике и их можно "довести" под новые требования. Смотрите эту ссылку.
Например, если Вы занимаетесь торговлей вам подойдет программа "Учет заказов" из программы "Склад и Реализация". Она позволяет, используя базу данных клиентов и товаров, принимать заказы на покупку товаров или продукции. Программа встроена в систему складского учета, чтобы, используя спецификацию, быстро отгружать продукцию и получать отчетность по складам.
С другой стороны, если Вы занимаетесь туристическим бизнесом Вам может потребоваться база данных "Авиазаказы". С помощью нее Вы сможете принять заявки и заказы от частных лиц на авиаперелеты и оформить для них документы.

5. Материальный учет
Следующим этапом внедрения базы данных на предприятии является постановка складского учета. Главное на этом этапе не только правильно организовать прием и отгрузку материальных ценностей, но и связать данные по складу с клиентской базой данных, чтобы получить итоговую отчетность по всем операциям.
Под материальным учетом понимаются прежде всего складские программы учета товаров, сырья, материалов, основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. При этом система учета для торговли будет иметь принципиальные отличия от учета, например, в области складского хранения.
Самой востребованной в этой области является программа "Склад и Реализация". Она прошла достаточно серьезную стадию испытаний в разных компаниях. Интерфейс ее практически на 50% разрабатывался и уточнялся не программистами, а заказчиками. Например, внедрены каталоги товаров с их свойствами, средства управления корзинами, взаимосвязь товаров с заказами, отгрузками и интернетом. Некоторые разделы оптимизированы под конкретные условия бизнеса предприятий. Например, есть возможность вести учет в виртуальных филиалах компаний и получать консолидированную отчетность по ним или в целом.

6. Управление финансами
Когда Вы решили все проблемы с количественным учетом материальных ценностей на предприятии, возникает задача учета всех финансовых потоков, связанных с работой разных отделов всего предприятия. Это поможет решить проблему учета кредиторов и дебиторов предприятия
Эта проблема тоже не из простых, и решений может быть несколько. Например, учет можно начать с кассовых и банковских операций. Для этого созданы программы "Касса предприятия" и "Банк предприятия".
На следующем этапе можно взять за основу программу "Финансовый учет", где учет ведется для нескольких предприятий и есть взаимосвязь со складскими документами по приходу и отгрузке товаров и других материальных ценностей.
Самый высший уровень решения проблемы - это взаимосвязь финансов с бюджетными статьями организации. Такие программы могут прежде всего полезны финансовому директору организации, когда требуется учет финансовых потоков не в течение года, а за несколько лет. Для этого изучите программу "Финансы и Бюджеты"

7. Интер��ет торговля
Внедрение интернет торговли в систему управления предприятием становится важнейшим этапом ведения бизнеса. Так как, грамотное решение этой проблемы может значительно увеличить число новых клиентов и обеспечить рост продаж на предприятии в несколько раз.
Решение этой проблемы - задача достаточно трудная, потому что средства разработки интерфейса в интернете значительно отличаются от тех, что применяются при разработке программ и баз данных.
Внедрение этого этапа автоматизации предприятия можно начать с приложения "Мастер интернет торговли". Программа позволяет начать интернет торговлю, используя минимум финансовых средств. Построение магазина начинается путем импорта данных из общей базы или, используя готовые шаблоны магазинов.
Достоинство этой программы в том, что она построена в виде мастера и требует минимум времени на изучение. 

8. Управление персоналом
Теперь, если Вы смогли правильно учесть материальные и финансовые потоки, то Вам может потребоваться провести учет рабочего времени и кадров на предприятии.
При этом учет работы рабочего времени и работа с персоналом требует индивидуального подхода. Если зарплату инженерного состава можно достаточно просто рассчитать, используя повременную форму оплаты труда, то для расчета зарплаты на производстве нужен индивидуальный подход для каждой группы рабочих.
Мы можем предложить несколько заказных решений в этой области. Прежде всего посмотрите базы данных "Зарплата и Кадры" и "Зарплата и Выработка". Если они Вас не устраивают, то они могут быть доработаны под новые требования.

9. Производственные заказы
Клиентские заказы оформлены, деньги за них получены, а что делать дальше. Как отследить выполнение заказа в производстве? Поэтому после внедрения материального и финансового этапа на производственных предприятиях возникает проблема учета выполнения производственных заказов.
Эта область деятельности предприятий слабо автоматизирована, т.к. бывает трудно найти правильные алгоритмы решения этой задачи. Это под силу тем, кто достаточно серьезно разбирается в производстве. Выход один, если нет отраслевого решения, начать его разрабатывать самим или найти специалистов, кто это может сделать.
Частное решение у нас есть. Программа "Производственные заказы" решает следующие задачи: ведет учет спецификации заказа, загружает сырье, отслеживает финансовые потоки и сроки выполнения. Оптимальное применение ее - на предприятиях, работающих с сырьем по обычной или давальческой схеме.

10. Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет занимает одну из ключевых позиций в автоматизации предприятий. При этом готовых решений предлагается много, но не всегда они смогут удовлетворить и бухгалтерию и руководство.
Главным в этой проблеме является большой поток информации. Требуется разобрать финансовую часть первичных документов, составить план счетов и сделать дебетовые и кредитовые проводки.
Практически все системы бухгалтерского учета на отечественном рынке программ ведут учет в одной базе данных исходных документов и бухгалтерских проводок, т.к. расчеты организовать намного легче, используя общие данные. Но это приводит к резкому замедлению работы базы данных к концу года и дополнительной умственной нагрузке сотрудников отделов, не связанных с бухгалтерией
Наше решение заключается в том, что проводки все выполняются в другой базе и при этом она может разбита на учетные периоды кратные 1 месяцу.

11. Анализ и планирование
Вы учли движение материальных ценностей, финансовых средств, расходы на свет, воду, бензин, зарплату, но не знаете как влияют эти статьи на себестоимость товаров или выпускаемой продукции. Естественно без такого анализа невозможно просчитать и проанализировать эффективность работы предприятия в целом и по отдельным видам продукции.
Для решения этой проблемы разработчики работают над программами расчета себестоимости. Мы можем предложить две методики расчета себестоимости и на базе них разработать аналитику базы данных.
Во первых, это собственно расчет остатков на складе по методу LIFO или FIFO для торговых предприятий. Смотрите отчеты "Себестоимость FIFO" и "Себестоимость LIFO".
Во вторых, расчет производственной себестоимости с учетом разных видов выпускаемой продукции и статей затрат. Например, можем учесть в себестоимости основные фонды, сырье, материалы, покупные изделия, зарплату, топливо, МБП и т.п. При этом не потребуется вести сложных вычислений. Решение будет коротким, как предлагаемые алгоритмы. Смотрите базу данных "Себестоимость на производстве".
Кроме расчета себестоимости на предприятии существуют другие виды аналитической информации, но у каждого предприятия они свои, и чаще всего существуют в бумажном виде и электронно не систематизированы.

12. Обслуживание базы
Любая программа требует своевременного обслуживания, обновления и доработки, т.к. бизнес развивается и перед отделами возникают новые задачи. Используя офисные приложения, эту проблему можно решить достаточно быстро.
На этом этапе разработки мы можем предложить несколько готовых программ, которые могут быть добавлены в любой проект по базам данных и облегчить задачу обслуживания базы данных. Вот они.
Создание новой базы - модуль необходим для быстрого создания базы данных из Excel таблиц.
Управление сетью - модуль необходим для быстрой смены источника данных при ведении учета сразу в нескольких базах данных.
Модификация - модуль применяется при частых изменениях в таблицах базы данных. Он позволяет автоматически дополнять поля и таблицы в базы данных в зависимости от шаблона.
Обновление версий - модуль применяется при смене различных версий баз данных, когда модификация таблиц может быть неэффективна.
Архивация - это модуль автоматического сохранения одной или нескольких копий базы данных

Добавить комментарий