• бухгалтерский учет;
• бюджетирование;
• финансовый анализ.

Бухгалтерский учет - основная часть ПО. Бюджетирование и финансовый анализ являются по существу надстройками на блок бухгалтерского учета.

 

Основные положения

Учет ведется с периодичностью «проводка». Т.е. отражаются все хозяйственные операции, происходящие на предприятии. Проводки вытягиваются из бухгалтерской программы или добавляются вручную. Далее автоматически делается анализ в Excel, включая сводные таблицы. Это не просто экспорт данных Excel, а именно, анализ, когда Excel включен в программу, как средство разработки.

Основная валюта – рубли. Имеется возможность ведения операций также в долларах США и ЕВРО. В этом случае рассчитывается сумма в рублях по курсу ЦБ РФ на дату операции. При закрытии отчетного периода (месяц, неделя, день) по остаткам в валюте производятся начисление курсовых (суммовых) разниц  с отнесением их на доходы (расходы) предприятия.

Предполагается, что бухгалтерский учет инвестиционных проектов ведется бухгалтериями проектов в программе 1С. ПО должно иметь возможность получения данных из 1С и обработки их в автоматическом режиме. В целях решения этой задачи, необходимо разработать структуру данных, в которой будет передаваться информация из 1С, а также написать «обработку» в 1С для выгрузки данных в автоматическом режиме.

• Проект – инвестиционные проекты предприятия.
• Объект – направление хозяйственной деятельности, которая ведется в Проекте. Так в ОАО «Компания» ведется на данном этапе 2 вида деятельности: сдача гостиничных номеров в аренду и предоставление мест для яхт, т.е. «Гостиница» и «Яхтклуб».

Особое внимание уделено работе с инвесторами. Инвесторы делятся на «внутренних» – владельцев проектов (филиалов) и «внешних». В целях объективного отражения состояния расчетов с инвесторами при заключении инвестиционного договора (или устной договоренности) необходимо учитывать такие существенные детали договора как валюта договора, процент, сроки оплаты процентов, сроки возврата и т.п.  

6. Защита информации. Основные положения таковы.

6.1. Сама база данных представляет собой набор информационных таблиц, в которых хранится структурированная информация. Например, таблица договоров, таблица контрагентов, таблица основных средств и т.д. Получение данных от Проектов происходит в виде таблицы, однако в этой таблице не существует определенных показателей, таких как контрагент, номер договора. Все эти данные указываются в виде кодов, которые читаются получателем информации также с помощью программы. Таким образом, если передаваемый файл окажется в чужих руках он будет мало пригоден к использованию в связи с отсутствием в нем открытой информации.

6.2. Каждый пользователь программы имеет доступ только под своим именем и паролем. При этом ему дается набор прав и в дальнейшем пользователь продолжает работу в программе только со своими правами.

6.3. Сервер, на котором хранится база данных, территориально может находиться в любом помещении.

6.4. Ежедневное архивное копирование.

Основные разделы учета инвестиционных проектов.

• Основные средства.
• Материальные активы.
• Нематериальные активы.
• Капительные вложения.
• Движения денежных средств.
• Доходы и расходы.
• Дебиторы, кредиторы.
• Кадры.
• Инвестиции.
• Бюджетирование.
• Финансовый анализ.

В таблице 1 представлен план счетов, который будет применяться в управленческом учете.

 В дальнейшем описание хозяйственных операций будет происходить с применением данного плана счетов.

 Основные средства.

 Раздел предназначен для учета основных средств компании по проектам.

Учет основных средств (ОС) ведется по правилам бухгалтерского учета. Ежемесячно при регламентной операции «Закрытии месяца» должны начисляться амортизационные начисления на затраты предприятия.

Информация о составе ОС по данным бухгалтерского учета будет отличаться от той информации, какие в действительности основные средства имеются на предприятии. Так в бухгалтерском учете разрешено ОС стоимостью менее 10000 руб. списывать на затраты предприятия, т.е. бухгалтерия не сможет дать отчет о наличии на балансе основных средств, стоимостью менее 10000 руб.

Для получения объективной информации о наличии ОС на предприятии необходимо провести инвентаризацию, и ее результаты занести в программу.

При вводе ОС должны заполняться следующие реквизиты:

• - номер документа;
• - дата документа;
• - поставщик, выбирается из справочника;
• - наименование ОС (выбирается из справочника ОС);
• - стоимость ОС;
• - дата ввода в эксплуатацию;
• - срок полезного использования ОС в месяцах;
• - процент амортизационных начислений (рассчитывается автоматически из расчета срока полезного использования ОС в месяцах);
• - статья отнесения амортизационных начислений;
• - проект, объект, отдел (место нахождения) ОС;
• - ответственное лицо;
• - примечание.

ПО имеет возможность импортировать данные об учете основных средств из программы 1С (Дебетовые обороты (ДО) сч. 08, 01).

Отчетные формы по учету ОС

 

В целях дальнейшего упрощения структуры данного документа, вышеприведенный отчет будет являться примером по группировке представляемых данных. В отчетах будет представляться только «шапка» отчета и при необходимости группировки отчета ссылка на «Отчет 2».

 

Материальные активы

Организация может накапливать различные материальные активы для ремонтно-строительных работ, хозяйственных нужд. В данном разделе учета речь идет о материалах.

Обязательные реквизиты:

• - номер документа;
• - дата документа;
• - поставщик, выбирается из справочника;
• - наименование материала (выбирается из справочника, т.е. ведется отдельная таблица с перечислением материалов);
• - стоимость материала;
• - проект, объект, отдел (место нахождения) материала;
• - примечание.

Есть возможность ввода самостоятельно или импорт данных из 1С (ДО, КО сч.10). 

 

 

Учет нематериальных активов

В данном разделе будет вестись учет преимущественно различного рода разрешительной документации (лицензии и т.п.).

Обязательные реквизиты:

• - номер документа;
• - дата документа;
• - наименование нематериальных активов (выбирается из справочника НА);
• - стоимость нематериальных активов;
• - кем выдан (организация – поставщик, выбирается из справочника);
• - дата начала действия;
• - дата окончания действия;
• - процент амортизационных начислений (рассчитывается автоматически из расчета дат начала и окончания действия);
• - статья отнесения амортизационных начислений;
• - примечание.

Есть возможность самостоятельного ввода или импорт данных из 1С (ДО, КО сч.04). По нематериальным активам также в конце месяца регламентной операцией «Закрытие месяца» должны начисляться амортизационные начисления на затраты предприятия.

 

Капитальные вложения

 Капительные вложения – инвестиции в основные средства. В данном разделе будет содержаться информация об объектах строительс��ва и других формах инвестиций в основные средства (ремонт, модернизация, покупка).

 Обязательные реквизиты:

• - номер документа;
• - дата документа;
• - проект;
• - объект;
• - объект капитального вложения (здание 1, здание 2 и т.п., выбирается из справочника);
• - виды работ, детализация 2-й уровень (например: проектно-изыскательские работы, монтажные работы и т.п., выбирается из справочника. К каждому виду капитальных вложений должны быть определены этапы его строительства, ремонта и т.п.);
• - контрагент (подрядчик), выбирается из справочника;
• - договор;
• - сумма;
• - дата начала действия;
• - дата окончания действия;
• - процент амортизационных начислений (рассчитывается автоматически из расчета дат начала и окончания действия);
• - статья отнесения амортизационных начислений;
• - кем выдан (организация – поставщик);
• - примечание.

 

Стоит вести раздельный учет капитальных вложений на материальные и нематериальные. При раскрытии статьи 2 управленческого баланса (Отчет 23) необходимо видеть такие капитальные вложения раздельно.

Учет движения денежных средств.

 Обязательные реквизиты:

• - номер документа;
• - дата документа;
• - сумма операции;
• - валюта операции;
• - курс (при валютном учете, выбирается автоматически из справочника курсов);
• - корреспонденция счетов (в зависимости от вида хозяйственной операции);
• - детализация по субконто (в зависимости от вида хозяйственной операции);
• - примечание.

 

 

Доходы и расходы

Необходимо определить центры прибыли, чтобы «привязать» доходы и расходы к этим центрам. Предложение – центрами доходов считать объекты проектов.

Например, в инвестиционном проекте имеется несколько объектов учета: гостиница, пекарня. Каждый объект в отдельности имеет как свои доходы, так и свои расходы. При ведении учета необходимо четко распределять доходы и расходы по центрам прибыли с тем, чтобы получить объективный анализ доходности (убыточности) объекта.

Так например, оплата за потребление электроэнергии производится с одного банковского счета одного юридического лица, а в действительности данные затраты необходимо распределять по объектам (гостинице и пекарне).

Распределение расходной части по объектам учета является одной из наиболее энергоемких задач. Необходимо выработать по каждой статье затрат четкую концепцию распределения данных затрат по объектам. Например, электроэнергию распределять по показаниям электросчетчиков, услуги по вывозу мусора – 40% / 60% и т.д. Концепцию  распределения расходов необходимо довести до исполнителей - руководителей нижнего звена.

Отчеты по разделу доходы и расходы:

 

Отчет 10 необходимо иметь возможность отобразить в группировке по виду деятельности. Так, при получении дохода делается проводка в корреспонденции К90. Субконто № 3 к этому виду счета «Виды деятельности». Затраты отражаются в корреспонденции Д 20. К этому счету также открыто субконто № 3 «Виды деятельности». На предприятии ведется 3 вида деятельности:

• - основная;
• - финансовая;
• - инвестиционная.

Указывая в проводках вид деятельности, к которой данная проводка относится, имеется возможность сгруппировать Отчет 10 по данному параметру.

Отчет 10.1

Отчет 10 необходимо иметь возможность представить в другом виде.

Так, статьи затрат имеют свою группировку:

В данном отчете расходы сгруппированы. Необходимо иметь возможность представить данный отчет с отражением затрат по статьям, т.е. «раскрыть» группировку.

Также необходимо иметь возможность составления отчета о затратах в различных видах группировки. В сущности, это составная часть отчета 10.

• Доходы – отражаются проводки с кредитовым оборотом по счету 90
• Расходы – дебетовый оборот по счету 20.

Документы, с помощью которых вводятся операции, отражающие доход – «Реализация услуг», расход – «Услуги сторонних организаций», «Выполнение работ».

При необходимости разнесения затрат по объектам, делаются следующие проводки:

Транзитный счет 76 закрывается. Конечное сальдо по 76 счету всегда равно 0.

Документы «Реализация услуг», «Услуги сторонних организаций» должны иметь возможность табличного заполнения, например:

Обязательные реквизиты:

• - номер документа;
• - дата документа;
• - сумма операции;
• - валюта операции;
• - проект;
• - объект;
• - корреспонденция, контрагент, договор;
• - примечание.

В деятельности предприятия встречаются доходы (расходы), которые не привязаны к какому-либо контрагенту или имеют прямые проводки. Например, затраты на расчетно-кассовое обслуживание (РКО) банка Д20, К51. (по правилам бухгалтерского учета правильная проводка Д91.2, К 51, однако, в управленческом учете предлагается делать проводки, которые бы обеспечили наиболее оптимальный подход в проведении учета. Например, начисление налога на имущество - Д20,К68. Т.е. все затраты – это счет 20 с его дальнейшей детализацией).

Таким образом, необходимо иметь возможность устанавливать корреспонденцию счетов вручную.

Примечание.

На примере с операцией, отражающей РКО банка видно, что часто такие затраты придется распределять по объектам:

Ремонтные работы, проводимые собственными силами, также учитываются на счете 20. В этом случае необходимо добавить детализацию по проводке с указанием вида ремонтных работ. Например, «Ремонт санузлов», «Ремонт помещений» и т.д. Такая детализация в дальнейшем будет необходима для указания видов работ в бюджетах, а также в других отчетах.

При проведении ремонтных работ собственными силами будут списываться материалы для ремонта со счета 10. Для более полного отражения затрат по ремонту, при раскрытии данной статьи необходимо показывать наименование материала, количество, единицу измерения, цену материала.

Отчет 11

Дебиторы, кредиторы

В этом разделе учета отражается состав дебиторов и кредиторов на отчетную дату, а также движение по начислению и оплате дебиторской (кредиторской) задолженности. В дальнейшем, можно говорить и об управлении дебиторской (кредиторской) задолженностями. 

Кадры

Учет кадров должен отражать как статический учет, т.е. состав работников на определенную дату, так и динамический – кадровые перемещения.

Обязательные реквизиты:

• - номер документа;
• - дата документа;
• - кадровый приказ (прием на работу, увольнение и т.п.)
• - фамилия, имя, отчество сотрудника;
• - день рождения;
• - паспортные данные (номер, кем выдан, адрес местожительства);
• - проект;
• - объект;
• - отдел;
• - должность;
• - оклад;
• - примечание.

 

Учет инвестиций

Необходимо вести раздельный учет инвесторов  - «внутренних» и «внешних». Внутренние инвесторы – это те инвесторы, которые являются, по существу, владельцами проектов.

Внешние инвесторы – реальные инвесторы, которые ожидают получение доходов по процентам или других активов в результате своей инвестиционной деятельности.

В связи с принципиальной разницей между инвестиционными поступлениями внутренними и внешними, необходимо создание двух отчетов - для внутренних и для внешних.

 

Бюджетирование

Необходимо вести два вида бюджета: бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов.

Бюджет доходов и расходов более точно показывает финансовое состояние предприятия. Показатели исполнения бюджета включаются в управленческий баланс. Вместе с тем бюджет движения денежных средств позволяет более эффективно управлять денежными ресурсами предприятия, вести более гибкую и планомерную инвестиционную политику.

В бюджете движения денежных средств должна быть предусмотрена возможность разделения денежных потоков на наличные и безналичные.

Принцип работы с бюджетами предприятия следующий: документом устанавливаются показатели бюджетного плана, далее, по мере выполнения бюджета, ПО должно наглядным образом показывать величину отклонений от бюджета.

Отчет 17

При подготовке бюджета будет очень полезен отчет, отражающий с детализацией 1 день планируемое движение денежных средств. Данный отчет может служить основанием для создания графика, который будет наглядно показывать финансовое состояние предприятия. Все это позволит наиболее рационально использовать денежные средства предприятия, дозировано и в точные сроки производить финансирование проектов.                    

Образцы отчетов: Отчет 19, График 1.

Отчет 19

           

 График 1

По результирующему графику «Результат» видно, в какое время предприятию потребуются дополнительные денежные ресурсы.                   

Финансовый анализ

В связи с неоднородностью бизнес процессов, к финансовому анализу деятельности предприятия  необходимо подходить индивидуально, учитывая особенности предприятия.

Необходимо уточнить формы отчетов, финансовые показатели которые будут наиболее объективно отражать информацию о деятельности предприятия.

Настоящее программное обеспечение построено таким образом, что данные учета могут быть обработаны и представлены в самых разнообразных отчетах.

 

Описание хозяйственных операций.

В этом разделе описаны хозяйственные операции, которые требуют дополнительной обработки, такой как, проводка по нескольким счетам, заполнение большого количества полей. В этом случае необходимо создать документ, возможно, универсальный, который бы позволял проводить такие хозяйственные операции без ошибок в заполнении форм.

 

 

Примечание.

Данный проект имеет высшую категорию сложности, поэтому описание дано в сокращенном режиме, без описания всех отчетов и разделов. С другой стороны, данный аналитический, а не бухгалтерский подход к разработке таких программ дает возможно провести анализ предприятий профессионально и в разумные сроки.