В первой статье курса Аналитика на практике. 20 реальных кейсов вместо сухой теории рассказывается о том, как создать программу "Клиенты и переговоры". Это на первый взгляд несложная задача имеет много нюансов.
Переговоры с клиентами — это не просто попытка продать товар или услугу, это процесс выстраивания взаимовыгодного сотрудничества. Успех сделки зависит не от давления, а от умения слушать, понимать потребности и предлагать качественные решения. Подробно ознакомится как работать с клиентами можно по этой ссылке Методика работы с клиентами.
Там же в этом разделе можно купить программу и поработать с интерфейсом на практике. Программа написана на Microsoft Access, поставляется в открытых кодах и может быть адаптирована вами под свои бизнес задачи.
После того, как вы ознакомились с теорией, можно будет написать техническое задание и построить интерфейс. В этой статье дается описание интерфейса программы Клиенты и переговоры, где задачи интерфейса решены, указана логика заполнения карточек программы. В дальнейшем эта информация может использоваться для построения новых версий программы.
Заставка программы
При открытии программы появится заставка. Она позволяет пользователю вызвать нужные разделы в программе или прочитать справку. 1. Главный офис - это данные относятся к вашей компании. 2.Учет клиентов - это клиенты, которые разбиты на категории "Заказчики", "Поставщики" и т.п. и нужны для группировки переговоров по компаниям. 3. Переговоры - нужен для заполнения работы с клиентами.
Главный офис
Эта форма предназначена для ввода и редактирования данных головного офиса компании. Обычно заполняется один раз при настройке базы и потом редко меняется. Основные блоки формы
- Общее / Свойства (главные реквизиты офиса)
- Наименование → пишем понятное название, например: «000 Главный офис», «Центральный офис», «Головной офис Москва»
- Номер → обычно 101 или 001 (внутренний номер офиса в вашей базе)
- Включить в учёт → почти всегда ставим галочку ✓
- ИНН → 10 или 12 цифр
- КПП → 9 цифр (для головного офиса обычно совпадает с ИНН)
- Телефон, Факс, Email, Сайт → заполняем актуальные контакты
- Фактический (почтовый) адрес → выбираем из выпадающего списка или вводим вручную
- Юридический адрес → чаще всего тот же, что и фактический
- Профиль → обычно «Основной» или «Разное» или чем занимается компания
- Сотрудники офиса (таблица внизу) Здесь перечислены люди, которые работают именно в этом офисе и могут быть ответственными.
Самый верхний человек в списке обычно считается главным ответственным по офису.
- Финансовые поля (справа вверху)
- Вх. сальдо — начальный остаток на момент заведения карточки (обычно 0,00)
- Приход / Расход / Сумма — эти поля чаще всего заполняются на основании проведённых документов в бухгалтерии.
Типичный порядок действий при первом заполнении
- Вводим название офиса
- Заполняем ИНН, КПП, адрес, телефон, email
- Ставим галочку Включить в учёт
- В таблице сотрудников добавляем 1–5 ключевых человек (директор, бухгалтер, администратор и т.д.)
- У главного ответственного ставим галочку в поле Подотчётное лицо (если нужно)
- Сохраняем (кнопка «Записать» или просто закрываем форму — Access обычно спрашивает)
Полезные заметки
- Если офис — головной для всех филиалов → в поле «Комментарий» часто пишут:
«Главный офис для всех филиалов компании»
- Эту карточку не удаляют и не деактивируют — она обычно остаётся базовой даже при закрытии других офисов.
- Если нужно добавить новый офис → создаёте новую запись в этой же форме (Список Создать).
Карточка сотрудника
При выборе сотрудников мы можем увидеть список людей, кто работает с клиентами и ведет переговоры. Желтые поля позволяют искать в таблице сотрудника по разным критериям. Добавить новые данные тоже легко используя Microsoft Access
1.1 Работа со справочником «Сотрудники».
Он предназначен для хранения информации о работниках компании (включая сотрудников филиалов). Здесь хранятся основные данные: ФИО, должность, оклад, контактные телефоны, статус работы и принадлежность к филиалу. Открытие справочника
- В левом меню программы выберите раздел Филиалы → Сотрудники.
- Откроется список всех сотрудников (с фильтром по филиалам и статусу).
- Чтобы просмотреть или изменить данные конкретного сотрудника — дважды щёлкните по строке в таблице или выделите строку и нажмите кнопку Изменить (или клавишу Enter).
1.2 Создание новой карточки сотрудника
- В списке сотрудников нажмите кнопку Создать (внизу формы или вверху панели инструментов).
- Откроется окно Справочник сотрудников с пустыми полями.
1.3. Заполнение основных полей (вкладка «Данные»)
Заполните поля в следующем порядке:
- Табель — уникальный табельный номер сотрудника (обычно присваивается автоматически; можно ввести вручную, если требуется).
- Подотчётное лицо — установите флажок, если сотрудник получает/отчитывается за наличные деньги (подотчётные суммы).
- Фирма — выберите из списка филиал или организацию, к которой относится сотрудник (например, «Филиал в Самаре», «Главный офис»).
- Фамилия — обязательное поле.
- Имя — обязательное поле.
- Отчество — заполняется по желанию (можно указывать полностью или сокращённо).
- Отдел — выберите из выпадающего списка (отделы настроены в программе).
- Должность — выберите из списка доступных должностей (обязательное поле для большинства отчётов).
- Email — укажите электронную почту сотрудника (если поле заполнено некорректно — например «mailto:» — очистите его и введите правильный адрес).
- Сейчас работает — оставьте флажок установленным, если сотрудник работает в настоящий момент. Снимите флажок при увольнении (сотрудник останется в справочнике, но не будет отображаться в активных списках).
- Дата рождения — укажите для автоматических напоминаний о днях рождения и расчёта стажа (формат: ДД.ММ.ГГГГ).
- Оклад — укажите размер оклада в рублях (например, 31000 — вводите без пробелов и знака рубля; программа отображает как 31.00).
- Телефоны:
- Рабочий —
- Мобильный —
- Домашний —
Заполните хотя бы один номер для оперативной связи.
1.4. Дополнительные вкладки
- Паспорт — здесь указываются данные паспорта, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации (если требуется для отчётности).
- Оператор — настройки прав доступа в программу (логин, роль, ограничения по филиалам) — заполняет администратор.
1.5. Сохранение и закрытие
- После заполнения нажмите OK — данные сохранятся, и карточка закроется.
- Если передумали — нажмите Отмена.
- Для создания похожего сотрудника используйте кнопку Создать ↓ → «Копировать текущего» (такая функция доступна).
1.6. Полезные советы
- Обязательные поля обычно подсвечиваются или отмечены звёздочкой (*).
- Если поле «Email» показывает «mailto:» — это ошибка ввода; очистите и введите адрес заново (например, ivanov@mail.ru).
- После внесения изменений обновите список (кнопка «Обновить»), чтобы увидеть сотрудника в таблице.
- Уволенных сотрудников удобно фильтровать: снимите флажок «Сейчас работает» и используйте поиск/фильтр.
- Не удаляйте старые записи — лучше переводите их в неактивные (это сохранит историю заказов, переговоров и документов).
Карточка Переговоров
Работа со справочником «Переговоры» предназначен для фиксации и ведения всех контактов, обсуждений и договорённостей с клиентами, поставщиками и партнёрами. Каждая запись — это карточка конкретных переговоров по определённой теме.
3.1. Открытие списка переговоров
- В левом меню программы выберите раздел Переговоры.
- Откроются подразделы:
- Сегодня
- Предстоящие
- Срочные
- Закрытые
- ! Поздравить (напоминания о днях рождения / юбилеях клиентов)
- Выберите нужный подраздел (например, «Сегодня» или «Срочные») или оставьте общий список.
- В центральной таблице отобразится список всех переговоров с фильтрами по статусу, дате, менеджеру и компании.
Чтобы открыть карточку конкретных переговоров — дважды щёлкните по строке в таблице или выделите строку и нажмите Изменить
3.2 Создание новой карточки переговоров
- В списке переговоров нажмите кнопку Создать (внизу формы или на панели инструментов).
- Откроется окно Картотека переговоров с пустыми основными полями.
3.3. Заполнение основных полей (вкладка «Переговоры») Заполните поля в следующем порядке:
- Тема — краткое описание сути переговоров (обязательное поле).
Примеры: «Требуется обсудить поставку товаров в наш супермаркет», «Крупный клиент — маркетинговые контакты», «Новые товары».
- Статус — выберите из выпадающего списка (Важный, В работе, Закрыт и т.п.).
Статус влияет на отображение в подразделах («Срочные», «Закрытые» и др.).
- Менеджер — выберите сотрудника, который ведёт эти переговоры (из справочника сотрудников).
- Дата — дата создания/начала переговоров (обычно заполняется автоматически текущей датой и временем).
- Контакт — номер контакта или приоритет (в примере «2» — возможно, порядок важности или внутренний код).
- Контакт с компанией — выбор компании из справочника «Заказчики» или «Поставщики» .
3.4. Для добавления нового контакта в историю:
- Нажмите кнопку Создать в таблице контактов.
- Заполните:
- Описание (что обсуждалось, результаты, договорённости)
- Дата и время (можно вручную или автоматически)
- Статус контакта
- Контактное лицо (если известно)
- Сохраните строку.
3.5. Дополнительные вкладки
- Отчётность — просмотр связанных документов, отчётов, сумм, этапов оплаты .
- Оператор — информация о том, кто создал/изменял запись, логи изменений (для администратора).
3.6. Сохранение и закрытие
- После внесения всех данных нажмите OK — карточка сохранится, и изменения отобразятся в общем списке.
- Отмена — закрытие без сохранения.
- Печать… — печать карточки переговоров или истории контактов.
- Обновить — обновление списка после изменений.
3.7. Полезные советы
- Обязательные поля: Тема, Статус, Менеджер, Компания (или контакт).
- Чтобы закрыть переговоры — измените статус на «Закрыт» и добавьте финальную запись в историю (например: «Договор подписан», «Отказ от сотрудничества»).
- Используйте фильтры (С фильтром, Поиск) для быстрого поиска по теме, дате, менеджеру или компании.
- Раздел «! Поздравить» автоматически показывает клиентов с приближающимися днями рождения / юбилеями (если дата рождения заполнена в карточке компании/контакта).
- Не удаляйте старые переговоры — они хранят историю взаимоотношений с клиентом и могут использоваться в отчётах.
Отчет по программе
Отчет "02. Реестр компаний" позволяет отфильтровать и потом распечатать информацию по клиентам. Каждый раз при открытии отчета, будет открываться небольшая форма для ввода параметров. Введите их и нажмите OK.
Программирование интерфейса в VBA
После разработки вид карточки переговоров необходимо перейти к программированию интерфейса. Вариантов два способа: быстрый и медленный. Быстрый - это когда нам нужно запрограммировать кнопку или список на определенные действия. Чаще всего все делают так, когда работают над одним проектом.
На самом деле курс Аналитика на практике. 20 реальных кейсов вместо сухой теории не об одной программе, а сразу о нескольких базах по разным сферам бизнеса. На программирование их потребуется много времени, если не найти способ оптимизации разработки
Посмотрите на скриншот кода в VBA. Видно, что общие функции интерфейса вынесены в отдельный файл - библиотеку (leadersoft_lib.accdb). Таким образом, наше ядро системы можно использовать много раз. Например, вывод документов в Word (скриншот), требует много времени для написания и отладки кода. С другой стороны, если создать класс для Класс работы с Microsoft Word можно потом быстро выводить данные. Архивация, поиск, вход по паролю, соединение с базой данных, учет пользователей, масштабирование формы - все это лучше иметь в отдельном файле, чем каждый раз переносить из одной программы в другую.
Обратная связь
Купить и загрузить программу в исходных кодах и библиотеку для практической работы можно по этой ссылке Клиенты и переговоры. Обсудить тему можно в форуме Практический курс бизнес анализа. Для тех кто еще не силен в Microsoft Access программировании на VBA можно почитать информацию здесь Программирование в VBA.